Denne ene ting misser direktioner ofte, når de afholder Townhall-møder…

Den afsatte tid for townhall-mødet er ved at ophøre, de små firkanter, der repræsenterer Teams-deltagerne, bliver færre, direktøren er med nød og næppe, men succesfuldt, nået igennem alle punkterne på agendaen, og alle går retur til deres arbejde. Alt er godt. Og hvis nogle af medarbejderne brænder inde med opfølgende spørgsmål til townhall-mødet, så kan de jo bare gå til nærmeste leder og få uddybet. Ik’?

Et townhall-møde spiller en central rolle i den interne kommunikation i de fleste større organisationer. Den øverste ledelse bruger mødet til at opdatere medarbejderne på, hvordan det går med strategien, dele nyt om organisationsændringer og andre begivenheder, som vedrører de fleste medarbejdere.

Men…

Vores erfaring er, at det er de færreste organisationer, der klæder deres mellemledere på til at følge op på townhall-mødet og dermed sikre, at deres medarbejdere kan omsætte den viden og information, de netop har modtaget, til eget arbejde. For hvad betyder al den viden egentlig for den daglige arbejdsgang? Direktøren nævner svigtende salgstal – betyder det, at der skal afskediges medarbejdere? Der blev også nævnt noget med nogle nye værdier – hvordan bliver de implementeret i den måde, vi arbejder på nu, og hvilken betydning får de? For slet ikke at tale om de nye organisationsændringer og deres påvirkning af, hvordan afdelinger samarbejder?

Derfor skal mellemlederne inkluderes

I en undersøgelse i en mellemstor dansk virksomhed i den finansielle sektor, svarer mere end tre ud af fire af medarbejderne, at de foretrækker at få mere at vide om den nye strategi gennem ’nærmeste leder’. Knap halvdelen giver udtryk for, at de også gerne vil høre mere direkte fra direktionen, og en mindre del foretrækker artikler på intranettet.

I samme virksomhed har man en antagelse om, at mellemlederne spiller en central rolle, når der skal implementeres en ny strategi. Derfor samler direktionen alle mellemledere til en præsentation af – og en dialog om – den nye strategi forud for kommende townhall-møder. Præsentationerne har flere positive effekter:

• De tjener som generalprøver for direktionen inden townhall-møderne, hvilket giver direktionen mulighed for at vurdere, om agendaer, præsentationer, allokering af tid etc. fungerer i praksis.
• Mellemlederne føler sig godt klædt på til at fortsætte diskussionen på et kommende afdelingsmøde. Desuden får mellemlederne efter townhall-mødet en forkortet version af præsentationen samt guidelines.

På trods af at ovenstående case understøtter vigtigheden i at arbejde struktureret og systematisk med et før, under og efter i forbindelse med townhalls, er det vores erfaring, at den tilgang hører til sjældenhederne. Typisk vil mellemlederne ikke engang blive orienteret om, hvad der er på agendaen på townhall-mødet, inden mødet finder sted. Sidstnævnte giver anledning til at antage, at det endnu mere sjældent sker, at de bliver klædt på til at føre diskussionerne videre ud i afdelingerne.

Mellemledere skaber sammenhængskraft
Når vi taler med kommunikationschefer, er de godt klar over, at mellemledere tjener en afgørende funktion for virksomhederne. Kommunikationscheferne ved også godt, at de bør tage godt hånd om mellemlederne og træne dem i lederkommunikation. Men det er vores erfaring, at der lader til at være langt fra tanke til handling – hvorfor det?

Mellemledere har sjældent været vigtigere for virksomheders drift, end de er i dag, men alligevel lader gruppen til at være en overset størrelse. De oplever et pres fra både topledelse og medarbejdere, de skal præstere mere med de samme ressourcer, omsætte krav fra mange sider til konkret handling og bruger meget tid på opgaver, der ikke handler om at udvikle deres medarbejdere. Det er ikke optimalt set i lyset af, at medarbejderes motivation skyldes relationen og kontakten til deres ledere (Harvard Business Review).

I kraft af mellemledernes position – i midten – udgør de den hverdagsheltelige funktion, der skal skabe vital sammenhængskraft i virksomheden, og er på den måde afgørende for at hjælpe virksomheder med at navigere i komplekse forandringer.

Med den rette kommunikationstræning og støtte kan de gøre arbejdet mere meningsfuldt, interessant og produktivt for medarbejderne. Organisatorisk transformation kan kun ske med deres medvirken. Desuden har de en position, hvor de kan fremme den psykologiske tryghed, som alle har brug for på en arbejdsplads. Der er derfor et meget stort potentiale i at udvikle mellemlederne, som de organisatoriske omdrejningspunkter, de er.

Arbejd systematisk med inddragelsen af mellemledere
Når vi taler om townhalls, taler vi også om et før, under og efter. De tre forudsætter hinanden, hvis du vil lykkes med succesfuldt townhall. Når indsatsen drejer sig specifikt om mellemledere, giver det mening, at det primære fokus er på før og efter.

Før mødet skal mellemledere vejledes i, hvilke spørgsmål de potentielt kan blive mødt af efter mødet. Det kan du gøre ved at give dem en kommenteret agenda fra et direktionssekretariat eller kommunikationschefen. Du kan også invitere dem til et formøde, hvor agendaen bliver diskuteret. Dette er nok mest realistisk ved større begivenheder, som fx en organisationsændring.

Efter mødet kan du ligeledes, og med fordel, forsyne mellemlederne med forkortede præsentationer fra townhall-mødet og guidelines til at føre diskussionen videre. Som tillæg kan der følge et par ord med fra den adm. direktør om den værdi, mellemlederne skaber for organisationen.

Der er intet af dette, der er svært. Det kræver kun systematik.
______________________________________________

Er du interesseret i at høre mere om intern kommunikation eller, hvordan et godt townhall kan stykkes sammen på jeres arbejdsplads, har både Anders Monrad Rendtorff og Kristian Eiberg erfaringer med at planlægge og gennemføre denne form for møder. Du kan kontakte dem på hhv. anders@relationspeople.dk eller kristian@relationspeople.dk