Få den interne samtale til at rulle med et dialoghjul

Den interne kommunikation står over for et comeback efter i årevis at have stået i skyggen af ekstern kommunikation. Men intern kommunikation har i de fleste organisationer også mange mødre og fædre, og derfor kan det være uklart, hvordan man afgrænser området og hvem der har ansvaret.

En måde at strukturere eller omstrukturere den interne kommunikation på, er ved at betragte den som en cyklisk bevægelse – eller som et simpelt hjul. Hjulet kan en organisation være fælles om, uanset hvilke stabsfunktioner eller ledere der har det formelle ansvar.

Det interne dialoghjul har det såkaldte town hall-møde som omdrejningspunkt. Strukturen i hjulet skaber et enkelt overblik over alle hovedelementerne i den integrerede, interne kommunikation. Trin for trin sikrer strukturen, at opgaverne løses i den rigtige rækkefølge. Hvis strukturen er ny, kræver det i en periode en særlig opmærksomhed fra ledelsen og kommunikationsafdelingen, men når strukturen er indarbejdet, sikrer den, at organisationens interne kommunikation er blevet kompetent på et højere niveau.

De seks trin

Trin 1
Town hall-mødet forberedes med agenda, præsentationer, fordeling af præsentationer og gerne også en generalprøve.

Trin 2
Mellemlederne orienteres om agendaen for town hall-mødet. Hvis der er kritiske agendapunkter, indkalder topledelsen mellemlederne til et orienteringsmøde, så de kender til indholdet inden town hall-mødet og kan begynde at forberede deres egen lederkommunikation til medarbejderne.

Trin 3
Town hall-mødet afvikles – gerne med mulighed for dialog. Kommunikationsafdelingen sidder med og registrerer spørgsmål og reaktioner for at kunne følge op på mødet.

Trin 4
Topledelsen orienterer mellemlederne om forventningerne til deres opfølgning fx på næste afdelingsmøde. Der følger eventuelt en præsentation, en Q&A eller en vejledning med.

Trin 5
På intranettet publicerer kommunikationsafdelingen en eller flere artikler, en voxpop, en video eller lignende, der tager afsæt i det, der viste sig at være særlig interessant på town hall-mødet.

Trin 6
Medarbejderne – eller blot et udsnit af dem – modtager 5-6 spørgsmål, der følger op på town hall-mødet, artikler på intranettet og nærmeste leders kommunikation. Svarene fra denne pulsmåling er med til at kvalificere trin 1 i den næste cyklus i det interne dialoghjul.

Parat til den særlige begivenhed
Alle organisationer oplever fra tid til anden behovet for en specifik kommunikationsplan, der skal understøtte en strategiimplementering, en stor organisationsforandring e. lign. Konteksten kan være en ’burning platform’ eller en ’burning ambition’. Hvis organisationen allerede har etableret et internt dialoghjul, er der mange fordele: Organisationen har opnået en intern kommunikationskompetence og skal ikke i forbindelse med en større forandring også opfinde et system – et format – til at kommunikere forandringen. Det er særligt værdifuldt med et etableret system, når topledelse og stabsfunktioner bruger al deres energi og opmærksomhed på selve forandringen.

Kom godt i gang
For kommunikationschefen med ambition om at styrke strukturen for den interne kommunikation er her nogle forslag til at komme i gang.

• Først skal der gøres lidt hjemmearbejde. En forudsætning for at en forpligtende systematik bliver en succes er, at ledelsen reelt er klar til dialog (tovejs linjekommunikation) og til matrixkommunikation (at mellemlederne bliver inddraget og får en klar rolle)
• Hvis svaret er ja til ovenstående, er næste trin at kortlægge den nuværende praksis. Hvordan foregår den i dag og hvordan matcher den de seks trin i dialoghjulet. Hvor er I godt med, og hvor er der huller?
• Ressourcer er sjældent optimale, så start derfor med at forbedre ét trin ad gangen. Lav en plan for de næste trin. Se det som en pilot, der i praksis indebærer nogle justeringer i nuværende praksis.
• Evaluer løbende og find derigennem argumenter til at tage næste skridt.

Som kommunikationschef skal du huske, at du nok er den eneste, der har et klart målbillede, hvis du vil have samtalen i organisationen til at rulle bedre med et internt dialoghjul. Derfor skal du være forberedt på forhindringer undervejs og være tålmodig med resten af organisationen, som helt sikkert er optaget af noget andet end den interne kommunikation.