Er jeres townhalls relevante for jeres medarbejdere? Altså, sådan rigtigt?

Reel involvering eller forklædt envejskommunikation? Mange organisationer bøvler med at få fællesmøder for alle medarbejdere – de såkaldte townhalls – til at være levende og engagerende for alle deltagere. I hvert fald, hvis målestokken er graden af inddragelse af medarbejdere både før, under og efter et townhall. Her er, hvad man kan gøre, for at gøre townhalls mere relevante for medarbejderne.

Organisationer ønsker bred involvering af interessenter, når de står over for en større organisationsændring eller lancering af ny strategi, som skal kommunikeres på interne townhalls. Og medarbejdere er ingen undtagelse, som på samme måde bør inddrages.

Alligevel er det vores oplevelse, at mange organisationer undervurderer at invitere medarbejdere til dialog om, hvad der optager dem op til et townhall-møde. Ligesom mange organisationer heller ikke prioriterer at spørge medarbejdere, om det, der blev kommunikeret ved seneste townhall-møde, gav mening eller måske har givet anledning til spørgsmål. Altså, mange organisationer går glip af værdifuldt input fra medarbejdere, som kan bruges til at gøre townhalls til endnu mere meningsfulde interne arrangementer, der kan styrke performance i organisationen.

Et godt townhall er datadrevet

De fleste organisationer bakker vigtige ledelsesbeslutninger op af data. Det bør også omfatte planlægningen af townhalls. Men mange townhalls er primært eller i høj grad bygget op omkring ledelsens eget ønske om at komme af med information og nyheder – altså en envejs top-down kommunikation. Her antager man sandsynligvis, at medarbejdere er optaget af præcis de samme ting, som ledelsen er optaget af. Det er nok sjældent tilfældet. Hvis man vil have et billede af, hvad medarbejderne er optaget af for tiden, så er man nødt til at spørge dem.

Her er hurtige og enkle målinger, som fx de såkaldte pulsmålinger, et oplagt værktøj. Ved at udsende 3-5 spørgsmål til enten alle eller en udvalgt gruppe af medarbejdere, kan man få værdifuld indsigt i, hvor i organisationen strategien halter med at blive integreret (eller forstået) og i hvor høj grad medarbejdere er bevidste om konkrete målsætninger eller fokusområder præsenteret ved sidste townhall-møde.

I forbindelse med udrulning af ny strategi, kunne eksempler på spørgsmål (med definerede svarmuligheder) mellem to townhall-møder være:

• Kender du målene for den kommende strategiperiode?
• Ved du, hvordan vi skal nå disse mål?
• Ved du, hvad du selv skal gøre for at nå disse mål?
• Betyder strategien, at du skal arbejde på en anden måde eller udføre andre opgaver end tidligere?

Eller det kan være mere lukkede udsagn, hvor medarbejdere vurderer ud fra en skala fra 1-5.

Et godt townhall er dialogbaseret

Udover at den indsamlede data fungerer som en værdifuld temperaturmåling på organisationens egen interne kommunikation, så kan indsigterne og feedbacken bruges til at designe agendaen for townhall-mødet. Bl.a. kan nogle af de anonyme indsigter fremhæves som ét af programpunkterne, for at diskutere fokusområder eller udfordringer. Den forudgående dataindsamling vil med stor sandsynlighed også øge kvaliteten af de summeøvelser og andre involverende formatgreb, som man med fordel kan gøre brug af under et townhall, fordi indholdet ikke vil være nyt for medarbejderne og fordi det måske endda er emner eller spørgsmål, som optager dem.

Det gælder dog stadig, at kommunikationen ved et townhall vil være top-down drevet af ledelsen, fordi ledelsen og kun ledelsen har besluttet prioriteringen af indholdet. Målet er, at medarbejdere også oplever, at top-down kommunikationen ved et townhall er tovejs, relevant og at medarbejderne også oplever, at de kommer til orde og mærker en dialog mellem dem selv og ledelsen.

Er du interesseret i at høre mere om, hvordan du kan få mere ud af at jeres townhalls ved at arbejde med et før, under og efter, har både Anders Monrad Rendtorff og Kristian Eiberg erfaringer med at planlægge og gennemføre denne form for møder. Du kan kontakte dem på hhv. anders@relationspeople.dk eller kristian@relationspeople.dk.