• Om os
  • Ydelser
  • Cases
  • Inspiration
  • People
  • Job
  • Kontakt
  • Bog
  • Søg
  • Da
  • En
RelationsPeople
Townhalls
+ Tilmeld nyhedsbrev

Hvorfor townhalls er et nødvendigt kommunikationsgreb for virksomheder

Anita RelationsPeople
Anita Østergaard Sørensen

Seniorkonsulent/ på barsel
+45 27 58 94 46
anita@relationspeople.dk

På gangene, på parkeringspladsen, i kantinen og ved skrivebordene. Overalt i en organisation sker der intern kommunikation. Og derfor er townhalls den oplagte anledning til at få indflydelse på, hvad ledere og medarbejdere taler om, hvordan virksomheden opfatter sig selv og i sidste ende til at booste performance. Vi har talt med vores associerede partner og seniorrådgiver, Anders Monrad Rendtorff, om, hvorfor townhalls er så vigtig og svær en kommunikationsdisciplin.

Interview af Anders Monrad Rendtorff, skrevet af Anita Østergaard Sørensen

Når det drejer sig om intern kommunikation, så er det ifølge Anders temmelig enkelt:

”En virksomheds ledelse skal være optaget af, at virksomhedens medarbejdere forstår noget på en bestemt måde for at virksomheden lykkes. Og det kan gøres effektivt gennem samlende, tydelige, tilbagevendende, dialogskabende og handlingsanvisende townhalls.”

For i dag er medarbejdere – eller interne stakeholders, som Anders plejer at kalde dem – blevet en endnu vigtigere komponent for en virksomhed at inddrage i forretningen end tidligere. Det er de, fordi de i højere grad er specialiserede, generelt vil være mere vidende om forretningen end tidligere, og i mange tilfælde har medarbejderne også forskellige geografiske placeringer og kulturelle baggrunde. Alt sammen faktorer, der hurtigt kan skabe parallelle og i værste fald modstridende miljøer og dagsordener i en organisation, hvis ikke der er retning på den interne kommunikation.

Kommunikationschefen og de 4 %

I langt de fleste store virksomheder, er der en kommunikationschef, som bl.a. har til opgave at drive den interne kommunikation. Og det er et kompliceret stykke arbejde, fortæller Anders, der tænker tilbage på et citat, han husker fra en dygtig professor: ”Som kommunikationsdirektør på en god dag – faktisk én af de bedste dage – er du i kontrol med 4 % af det som organisationen taler om”. Det kan lyde nedslående, og procentsatsen vil være svingende fra organisation til organisation. Men ikke desto mindre er virkeligheden den, at der tales over kaffemaskinen, på vej til frokost i kantinen eller efter mandagsmødet:

”Den uformelle snak mellem kolleger er et vilkår i en levende organisation og den er afgørende for, hvordan organisationen taler og tænker om sig selv”, fortæller Anders.

En professionel organisation skal, som Anders beskriver det, forsøge at håndtere de mange interne perspektiver og synspunkter, fordi det i sidste ende handler om virksomhedens performance. Det er de 4 %, der understreger, at intern kommunikation og townhalls er bydende nødvendigt for at drive en virksomhed i den rigtige retning. Uden præcis og handlingsanvisende intern kommunikation vil fx strategien ikke blive fulgt, den nye IT-løsning vil ikke blive implementeret til tiden – alt i alt vil adfærden ikke leve op til målet.

En symbolsk kerne i en buffet af ledelseshandlinger

Drømmen for de fleste er, at et townhall er et inspirerende, større arrangement med et stort fremmøde, hvor topledelsen har mulighed for at fortælle noget vigtigt, som alle modtagerne forstår, og hvorefter alle ved, hvad de skal gøre. Det er højest sandsynligt ikke det, der sker, fortæller Anders, og forklarer:

”Townhall’et kan være en symbolsk kerne i en buffet af handlinger fra ledelsen, som, fordi et townhall rammer alle, sætter scenen på et givent tidspunkt. Townhall-mødet kan have virkelig stor impact og skabe den helt rette stemning i øjeblikket, men efterhånden som røgen lægger sig, kan medarbejdere stå måbende bagefter og spørge sig selv: Hvad betyder det her jeg hører egentlig for mig? Eller for min afdeling?”

Der er ifølge Anders kun fortolkning tilbage, hvis ikke kommunikationen er tilstrækkelig anvisende og fx giver en klar prioritering af, hvad der er vigtigt for alle at gøre den næste uge, den næste måned og det næste år.

Og det er her, massekommunikation (som sker ved et townhall) ifølge Anders bliver til relativt sofistikeret intern kommunikation, når det gælder om at få flere til at sige det samme både parallelt og på tværs af organisationen igen og igen. Hvis man vel at mærke som virksomhed ønsker fremdrift frem mod næste townhall.

Townhall-mødets form og krav

Townhalls kan tage mange former, og der findes ikke noget rigtigt og forkert. Hvad Anders dog advarer imod er, hvis man som topleder eller topledelse er mest optaget af at ”komme af med noget” og laver envejskommunikation under hele townhall-mødet. Og det er her, man ifølge Anders som topledelse og topleder er nødt til at finde ind til, hvad målet med townhall-mødet er. Han beskriver:

”Hvis målet er at give medarbejderne indtrykket af, at du som topleder faktisk er rigtig kedelig, at du som topleder ingen situationsfornemmelse har og at medarbejdere ikke direkte skal se dig som en topleder, der driver denne virksomhed fremad, så er det da en god idé at stå og tale i 45 minutter. Og det er jo selvfølgelig sjældent det, der er målet, men det er ofte det, der sker. Og det understreger netop, at det at gøre det kort, målrettet og invitere til dialog kræver moderne kommunikation og at man øver sig igen og igen.”

Og det her med at øve sig er det samme som at drifte, som er en svær disciplin, siger Anders og fortsætter:

”Mange mennesker ser ikke lyset i drift. Drift er jo kedeligt og svært. De fleste vil hellere arbejde på en spændende udviklingsopgave, end de vil sætte ting i system og gentage det samme mønster igen og igen. Det at øve sig og drifte og have respekt for det tilbagevendende, det er afgørende vigtigt. Og den respekt for drift kan være vigende i nogle organisationer”.

Her får du Anders’ tre hurtige råd til kommunikationschefen eller -afdelingen, der planlægger townhalls:

1.     Bliv klar på, hvad der skal opnås med et townhall

2.     Tænk et år frem samtidig med, at du planlægger det næste townhall – og sæt et niveau,              der kan gentages

3.     Et townhall må hellere end gerne være underholdende

Er du interesseret i at høre mere om intern kommunikation eller, hvordan et godt townhall kan stykkes sammen på jeres arbejdsplads, så er du velkommen til at række ud til vores associerede partner, Anders Monrad Rendtorff på anders@relationspeople.dk eller vores direktør Kristian Eiberg på kristian@relationspeople.dk.

Tilmeld nyhedsbrevAnita Østergaard SørensenArtiklerLederkommunikation

Fakta om Anders Monrad Rendtorff

Associeret partner og seniorrådgiver hos RelationsPeople

Netværksdirektør hos EGN

Kommunikationschef hos VL

Ekstern lektor hos Copenhagen Business School

Tidligere kommunikationsdirektør hos Coloplast, Vestas og Telia

Fakta om Anders Monrad Rendtorff
Artikel
Bæredygtighedskommunikation: Dilemmaledelse for fuld udblæsning
by Kristian Eiberg
ESGLederkommunikation
Når kommunikatører skal kommunikere om bæredygtighed skal de stå tidligt op. Indholdet er svært og fuldt af dilemmaer. Løsningen er at udvikle et stærkt narrativ og etablere en effektiv tværfaglig organisering.
Undersøgelse
Ny minirapport om intern ESG-kommunikation
ESG kommunikation
by Eva Harpøth Skjoldborg
ESGIntern kommunikationLederkommunikation
Hvordan arbejder danske virksomheder med intern ESG-kommunikation? Hvilke udfordringer står de overfor? Og hvad kan man gøre for at komme bedre i mål med indsatsen?
Artikel
Derfor skal kommunikatører forstå EU’s løndirektiv
RelationsPeople Kommunikationsbureau
by Kristoffer Kej
Employer BrandingIntern kommunikationLederkommunikation
Hvis du arbejder med intern kommunikation, ledelseskommunikation eller employer branding, så er der god grund til at holde skarpt øje med det EU-direktiv om løngennemsigtighed, som senest til sommer næste år bliver til dansk lovgivning.
Artikel
Toplederkommunikation har aldrig været sværere
RelationsPeople kommunikations bureau
by Kristian Eiberg
ESGKommunikationsstrategiLederkommunikationtoplederkommunikation
Når noget er svært, er det fristende at lade være. Denne tilgang duer ikke, når det drejer sig om toplederens kommunikation. ’Den der lever stille’ er ikke længere en farbar vej. Der er ingen vej udenom at navigere den kompleksitet, usikkerhed og tvetydighed, der skaber dilemmaer for toplederens kommunikation. Uanset hvor svært det er, er et stærkt narrativ en god start.
Artikel
Ingen har nogensinde rørt ved en forretningsstrategi
RelationsPeople, Kommunikations og PR bureau
by Kristian Eiberg
Intern kommunikationLederkommunikation
Nej, for en strategi findes jo ikke i virkeligheden. En strategi er en abstraktion eller en forsimplet repræsentation af en virkelighed, som kun findes i hovedet på den, der har udtænkt strategien. Skal andre kende til den og ønsker man endda følgeskab, kræver det kommunikation. Længere er den ikke.
Artikel
Genopliver ESG profilbrochuren i år?
RelationsPeople Kommunikationsbureau
by Kristian Eiberg
ESGIntern kommunikationLederkommunikation
Hvis man er gammel nok til at huske de brune kasser fra trykkeriet i virksomhedens reception med hundredvis af farvestrålende brochurer trykt på glittet papir, så er svaret på det spørgsmål nok nej. Derimod er der brug for nye formater til at fortælle virksomhedens historier om bæredygtighed, når den nye årsregnskabslov i år tager livet af den ’gamle’ bæredygtighedsrapport.

RelationsPeople
Vester Farimagsgade 41
1606 København V

Tilmeld nyhedsbrev

Behandling af persondata

Skift cookieindstillinger

facebookinstagramlinkedin