På gangene, på parkeringspladsen, i kantinen og ved skrivebordene. Overalt i en organisation sker der intern kommunikation. Og derfor er townhalls den oplagte anledning til at få indflydelse på, hvad ledere og medarbejdere taler om, hvordan virksomheden opfatter sig selv og i sidste ende til at booste performance. Vi har talt med vores associerede partner og seniorrådgiver, Anders Monrad Rendtorff, om, hvorfor townhalls er så vigtig og svær en kommunikationsdisciplin.

Interview af Anders Monrad Rendtorff, skrevet af Anita Østergaard Sørensen

Når det drejer sig om intern kommunikation, så er det ifølge Anders temmelig enkelt:

”En virksomheds ledelse skal være optaget af, at virksomhedens medarbejdere forstår noget på en bestemt måde for at virksomheden lykkes. Og det kan gøres effektivt gennem samlende, tydelige, tilbagevendende, dialogskabende og handlingsanvisende townhalls.”

For i dag er medarbejdere – eller interne stakeholders, som Anders plejer at kalde dem – blevet en endnu vigtigere komponent for en virksomhed at inddrage i forretningen end tidligere. Det er de, fordi de i højere grad er specialiserede, generelt vil være mere vidende om forretningen end tidligere, og i mange tilfælde har medarbejderne også forskellige geografiske placeringer og kulturelle baggrunde. Alt sammen faktorer, der hurtigt kan skabe parallelle og i værste fald modstridende miljøer og dagsordener i en organisation, hvis ikke der er retning på den interne kommunikation.

Kommunikationschefen og de 4 %
I langt de fleste store virksomheder, er der en kommunikationschef, som bl.a. har til opgave at drive den interne kommunikation. Og det er et kompliceret stykke arbejde, fortæller Anders, der tænker tilbage på et citat, han husker fra en dygtig professor: ”Som kommunikationsdirektør på en god dag – faktisk én af de bedste dage – er du i kontrol med 4 % af det som organisationen taler om”. Det kan lyde nedslående, og procentsatsen vil være svingende fra organisation til organisation. Men ikke desto mindre er virkeligheden den, at der tales over kaffemaskinen, på vej til frokost i kantinen eller efter mandagsmødet:

”Den uformelle snak mellem kolleger er et vilkår i en levende organisation og den er afgørende for, hvordan organisationen taler og tænker om sig selv”, fortæller Anders.

En professionel organisation skal, som Anders beskriver det, forsøge at håndtere de mange interne perspektiver og synspunkter, fordi det i sidste ende handler om virksomhedens performance. Det er de 4 %, der understreger, at intern kommunikation og townhalls er bydende nødvendigt for at drive en virksomhed i den rigtige retning. Uden præcis og handlingsanvisende intern kommunikation vil fx strategien ikke blive fulgt, den nye IT-løsning vil ikke blive implementeret til tiden – alt i alt vil adfærden ikke leve op til målet.

En symbolsk kerne i en buffet af ledelseshandlinger
Drømmen for de fleste er, at et townhall er et inspirerende, større arrangement med et stort fremmøde, hvor topledelsen har mulighed for at fortælle noget vigtigt, som alle modtagerne forstår, og hvorefter alle ved, hvad de skal gøre. Det er højest sandsynligt ikke det, der sker, fortæller Anders, og forklarer:

”Townhall’et kan være en symbolsk kerne i en buffet af handlinger fra ledelsen, som, fordi et townhall rammer alle, sætter scenen på et givent tidspunkt. Townhall-mødet kan have virkelig stor impact og skabe den helt rette stemning i øjeblikket, men efterhånden som røgen lægger sig, kan medarbejdere stå måbende bagefter og spørge sig selv: Hvad betyder det her jeg hører egentlig for mig? Eller for min afdeling?”

Der er ifølge Anders kun fortolkning tilbage, hvis ikke kommunikationen er tilstrækkelig anvisende og fx giver en klar prioritering af, hvad der er vigtigt for alle at gøre den næste uge, den næste måned og det næste år.

Og det er her, massekommunikation (som sker ved et townhall) ifølge Anders bliver til relativt sofistikeret intern kommunikation, når det gælder om at få flere til at sige det samme både parallelt og på tværs af organisationen igen og igen. Hvis man vel at mærke som virksomhed ønsker fremdrift frem mod næste townhall.

Townhall-mødets form og krav
Townhalls kan tage mange former, og der findes ikke noget rigtigt og forkert. Hvad Anders dog advarer imod er, hvis man som topleder eller topledelse er mest optaget af at ”komme af med noget” og laver envejskommunikation under hele townhall-mødet. Og det er her, man ifølge Anders som topledelse og topleder er nødt til at finde ind til, hvad målet med townhall-mødet er. Han beskriver:

”Hvis målet er at give medarbejderne indtrykket af, at du som topleder faktisk er rigtig kedelig, at du som topleder ingen situationsfornemmelse har og at medarbejdere ikke direkte skal se dig som en topleder, der driver denne virksomhed fremad, så er det da en god idé at stå og tale i 45 minutter. Og det er jo selvfølgelig sjældent det, der er målet, men det er ofte det, der sker. Og det understreger netop, at det at gøre det kort, målrettet og invitere til dialog kræver moderne kommunikation og at man øver sig igen og igen.”

Og det her med at øve sig er det samme som at drifte, som er en svær disciplin, siger Anders og fortsætter:

”Mange mennesker ser ikke lyset i drift. Drift er jo kedeligt og svært. De fleste vil hellere arbejde på en spændende udviklingsopgave, end de vil sætte ting i system og gentage det samme mønster igen og igen. Det at øve sig og drifte og have respekt for det tilbagevendende, det er afgørende vigtigt. Og den respekt for drift kan være vigende i nogle organisationer”.

Her får du Anders’ tre hurtige råd til kommunikationschefen eller -afdelingen, der planlægger townhalls:

1.     Bliv klar på, hvad der skal opnås med et townhall

2.     Tænk et år frem samtidig med, at du planlægger det næste townhall – og sæt et niveau,              der kan gentages

3.     Et townhall må hellere end gerne være underholdende

Er du interesseret i at høre mere om intern kommunikation eller, hvordan et godt townhall kan stykkes sammen på jeres arbejdsplads, så er du velkommen til at række ud til vores associerede partner, Anders Monrad Rendtorff på anders@relationspeople.dk eller vores direktør Kristian Eiberg på kristian@relationspeople.dk.