Medarbejder-motivation:
Kan vi kommunikere os
ud af corona-matheden?

Ensomhed bag skærmen på hjemmekontoret truer den enkelte medarbejders arbejdsglæde, trivsel og produktivitet og dermed i sidste ende virksomhedens resultater. Hvilke greb kan kommunikationsrådgiveren gøre brug af for at lette stemningen og styrke motivationen?

14. november 2020

Coronakrisen har ført til et kollektivt tab af alt, hvad der var normalt – også på arbejdspladsen.

Derfor er ’mathed’ måske også det bedst dækkende ord for den stemning, der lige nu præger de mange medarbejdere, som på ottende måned arbejder hjemmefra uden fysisk kontakt til hverken kolleger eller ledere. Den kampånd, fællesskabsfølelse og optimisme, der prægede de nyoprettede, interimistiske hjemmekontorer under forårets lock-down, erstattes nu så småt af mismod, kollega-afsavn og en vis portion ensomhed.

Flere af vores kunder fortæller os, at de mange måneders fysiske adskillelse tærer på medarbejdernes trivsel og motivation, og det kan læses sort på hvidt i forskellige tilfredshedsmålinger. Dermed ser vi ind i en vinter, hvor den fortsatte nedlukning risikerer at få konsekvenser for den enkeltes velbefindende og dermed for produktiviteten og kreativiteten i arbejdet. Den tætte relation mellem øget ensomhed og faldende performance er beskrevet flere steder, blandt andet i dette studie. Derfor fylder problematikken også ganske meget hos toplederne lige nu, ikke mindst set i lyset af, at mange virksomheder først regner med at være fysisk fuldtallige et godt stykke inde i 2021.

For den kommunikationsansvarlige, der rådgiver toplederen, er det en enestående mulighed for at gøre en mærkbar forskel for forretningen i en svær tid. Vores eget forskningsprojekt med KU viser, at relationen mellem kommunikationsrådgiver og topleder især udvikles, når anledninger opstår, dvs. når noget sker i organisationen eller i omverdenen, som kræver kommunikationsløsninger. Mine kolleger kalder det ’defining moments’, som du kan læse mere om på blandt andet KForum. En af pointerne er, at det, der karakteriserer den kompetente rådgiver, er, at man ved, hvordan man skal handle i forskellige situationer – og griber mulighederne, vel at mærke.

Set i det perspektiv er den aktuelle nedlukning et ’defining moment’, hvor den kommunikationsansvarlige kan træde ud af sin vante rolle og tage ansvar for at skabe nye arbejdsprocesser og kreative tiltag i virksomhedens kamp mod medarbejder-tristesse. Til inspiration er her fem idéer baseret på input fra vores kunder og eksterne, internationale kilder:

Vi arbejder hver for sig – sammen
Studier har vist, at jobs, der indeholder et højt niveau af samarbejde, er sværest at klare fra hjemmepinden, fordi det er sværere at dele informationer og sparre med hinanden. Den uformelle interaktion løser virtuelle frokostaftaler eller teambuilding ikke. Det handler om at spendere ustruktureret og spontant tid sammen. Der findes eksempler på virksomheder, der har rigtig gode erfaringer med, at medarbejderne arbejder hver for sig med både video og lyd på. Ikke hele dagen, bare en halv til en hel time. På den måde kan man stille et hurtigt spørgsmål ud i lokalet, ligesom vi kender det fra kontoret. Giver det anledning til en længere snak, trækker de involverede sig væk i et break-out room.

Giv plads til både høj aktivitet og fordybelse
Studier viser, at det bedste teamarbejde opstår, når kommunikationen blandt individer veksler mellem perioder med høj aktivitet (i dette studie kaldet ’burstiness’) og perioder med stilhed. Men hvordan skabes denne burstiness fra hjemmekontorerne? En vej at gå er at undgå det, man kan kalde asynkron kommunikation, fx mails og sms’er, der tikker ind på alle tidspunkter i løbet af arbejdsdagen. Det kan være både forstyrrende og give langsommeligere processer. Hvis man vil fremkalde den ’burstiness’, mange af os kender fra den fysiske arbejdsplads, kan man i fællesskab beslutte sig for korte tidsrum i løbet af arbejdsdagen, der er dedikeret til at sende og svare på mails til hinanden. Resten af arbejdsdagen er helliget fordybelse eller online møder. Resultatet er hurtigere, mere fokuserede svar og i sidste ende højere performance, forlyder det.

Find tid til den uformelle snak
Drop de skemalagte zoom-møder, og grib knoglen til en uformel snak med dine kolleger. Gerne om andet end arbejde. Måske kan lederen selv åbne op ved at fortælle om egne udfordringer, fx med hjemsendte skolebørn eller delekontor med ægtefællen. Det skaber tillid mellem mennesker, når man åbner sig op, og tillid er godt i arbejdsøjemed. Nogle virksomheder eksperimenterer med en såkaldt ’hotwall’ (en stor monitor forbundet til et kamera og en computer) placeret et centralt sted på den fysiske arbejdsplads, hvor de hjemmearbejdende kolleger kan koble sig på og være en del af fællesskabet med dem, der er fysisk på kontoret. Igen er formålet at knytte tættere relationer gennem spontane snakke.

Skab fællesskaber på tværs
Det kan være rigtig svært at kopiere det sociale bånd, der spontant opstår, når mennesker mødes fysisk på et kontor, men det er muligt at skabe noget, der ligner. Ved kaffemaskinen på arbejdspladsen er det ofte fælles interesser, baggrunde eller holdninger, der bringer kolleger sammen på tværs af virksomheden. Den tilgang kan efterlignes i online communities, fx på intranettet, hvor kolleger med fælles interesser eller bekymringer kan mødes. Det kunne være en virtuel bogklub, et yoga-hold, eller et forum for alle dem, der samler på frimærker eller havenisser. Man kan let forestille sig en intern kampagne, hvor indsigter fra et spørgeskema danner basis for interne portræthistorier, fun facts som ’Vidste I, at hver femte i økonomiafdelingen spiller på et instrument’, eller små videosekvenser med kolleger, der søger ligesindede inden for samme interesse-fællesskab.

Invitér til åben kontortid med toplederen
Nogle virksomheder har gode erfaringer med et ugentligt ’town hall’-møde, en halv eller hel time, hvor toplederen taler til de ansatte om løst og fast. Det kan være om aktuelle projekter fra ugens løb, nye strategiske fokusområder eller bare tanker, der fylder hos lederen lige nu. Der er ingen mødepligt, formatet er let, uformelt og uden en fast agenda, og medarbejderne kan stille spørgsmål undervejs eller på forhånd. Formålet er at give følelsen af samhørighed og fælles mål trods delte lokationer.

Med de fem punkter er listen ikke tømt, og mange flere idéer kan føjes til. Punkterne er ment som inspiration, men samtidig også som eksemplificeringer af, at der i de aktuelle corona-udfordringer ligger et potentiale for at gøre en positiv indflydelse for den, der griber muligheden. For kommunikationsrådgiveren, der tør at træde ud af sine sædvanlige arbejdsopgaver og måske endda sætte de mere strategiske opgaver på pause, er det en unik mulighed for at skabe synlig værdi for forretningen i usikre tider. Samtidig kan denne med konkret handling også vise, at han eller hun er en kompetent rådgiver, der forstår forretningen, og kan aflæse, hvilke løsninger der er brug for lige nu.