Onboarding: Når dit employer brand rammer virkeligheden

Når vi diskuterer employer branding med vores kunder, kommer onboarding af nye medarbejdere ofte op. Det er det første punkt i medarbejderrejsen, hvor de fine budskaber fra jobsitet, annoncen, samtalerne mv. skal stå deres prøve. Derfor er det tit interessant at interviewe nyansatte, når vi rådgiver om employer branding. Og derfor er det også relevant for den ansvarlige for kommunikation eller employer branding at interessere sig for, hvordan man sikrer en god onboarding. Vi har talt med Peter Mejlby, der er CEO i Onboarding Group om, hvorfor onboarding er en vigtig, men ofte overset disciplin.

Hvad er din tilgang til onboarding?

Blomster på første dag, personalehåndbog, udlevering af telefon, fællesmorgenmad, intro til forretningens strategi og møde med nærmeste leder er det de fleste forbinder med onboarding. Succesfuld onboarding favner dog meget bredere og består af mange typer tiltag, der er struktureret over en længere periode og tilpasset den enkeltes særlige behov og profil. Det er en omfattende HR- og ledelsesopgave med at tilsikre, at den nyansatte formes, forbindes og har mulighed for at udfolde sig på sin nye arbejdsplads.

Onboarding er på mange måde en umoden HR- og ledelsesdisciplin. Virksomheder bruger meget energi på at tiltrække nye medarbejdere, hvorimod struktureret indsats for at sikre modtagelse og integration af nyansatte typisk er begrænset. Det kan undre. Der er behov for, at ledere og HR-afdelinger i højere grad er optaget af, hvordan de kan professionalisere deres tilgang til onboarding og blive bedre, smartere og mere effektive til at tage imod dem, de har rekrutteret. I mine øjne er onboarding ’the missing link’ i rækken af HR-discipliner som domineres af omdømme, rekruttering, engagement, performance management etc.

Hvorfor er onboarding egentlig så vigtigt?

Der er et stort videns- og effektivitetstab i danske virksomheder og betydelige investeringer i at tiltrække medarbejdere, som først betaler sig tilbage, hvis man får dem effektivt integreret i virksomheden og formår at fastholde dem. Derfor er en dedikeret indsats ift. onboarding central, hvilket også bekræftes i en undersøgelse, der viser at 88% af alle virksomheder mener, at strukturerede onboardingforløb giver bedre resultater, mens kun 30% af virksomheder rent faktisk har strukturerede onboardingprocesser – og kun 11% måler på deres onboardingindsats.

Dertil kommer, at virksomheder med strukturerede onboardingprocesser oplever 54% højere produktivitet fra deres nyansatte og dobbelt så højt engagementsniveau suppleret med at nye medarbejdere, der gennemgår et struktureret onboardingprogram, har 69% større sandsynlighed for at blive i organisationen i op til 3 år.

Hvad koster mislykket onboarding?

Studier viser, at 25% af alle eksternt rekrutterede forlader jobbet indenfor de første 12 måneder[1]. I vores samarbejde med kunder støder vi ofte på, at tallet er højere end 30% – og vi mærker, hvordan personaleomsætning tilmed er stigende med nye generationers krav om øget fleksibilitet. Dertil kommer at hele 22% af de nyansatte, der forlader deres job, gør det inden for de første 45 dage af deres ansættelse[2].

Det koster altså betydelig summer, hvis man ikke har styr på sin onboarding. Og omvendt er potentialet enormt for dem, der gør det godt. Når en organisation bliver i stand til at arbejde struktureret med onboarding, er effekten ikke kun forbedret fastholdelse. ’Time-to-performance’ bliver også kortere. Det tager typisk mere end 6 måneder at nå til det punkt, hvor medarbejderens bidrag overstiger omkostninger til rekruttering, ansættelse og oplæring. Dertil kommer, at omkostningen ved at miste en nyansat indenfor de første 12 måneder er op til det dobbelte af personens årsløn – og endnu mere for udprægede specialister og ledere[3].

Hvor oplever I, at virksomheder oftest går galt i byen med deres onboarding?

Grundlæggende oplever vi stort behov for struktur. De fleste har en række tiltag rettet mod de nyansatte, men typisk ikke i en strukturel ramme. På baggrund af vores studier har vi defineret en Onboardingmodel, der består af 3 spor, 6 dimensioner og 18 attributter. Den kan bruges til at kortlægge, hvor man som organisation har lagt vægten i onboardingprogrammet, og omvendt, hvor man med fordel kunne intensivere indsatsen for at styrke fastholdelse og effektivitet.

Som en del af strukturen er der behov for at dosere og time tiltag på balanceret vis. Vi oplever rigtig mange virksomheder, der har meget korte og koncentrerede ’introduktionsforløb,’ der typisk har karakter af orientering. Det er typisk forløb, der varer 2 uger, og som har fokus på præsentation af regler, systemer etc. Dette skal ses ift. vores målinger af danske og internationale virksomheder’s ’time-to-onboarding’ som tager 10-11 måneder, når man spørger de nyansatte selv.

Hvor kan man starte, hvis man gerne vil vide mere om, hvad man kan gøre i praksis?

Vi har netop udgivet bogen ”Onboarding – Getting new hires off to a flying start”. Ambitionen med bogen er at give en indføring i, hvordan virksomheder kan udvikle og implementere onboardingprogrammer, der får dokumenteret effekt på bundlinjen. Bogens anbefalinger er baseret på seneste forskning inden for området, og vores erfaringer med at hjælpe danske og internationale virksomheder med at strukturere, designe og ikke mindst måle deres onboardingindsats igennem en årrække.

Læs mere om Onboarding Group og den aktuelle bog her.

[1]‘Allied Workforce Mobility Survey’ (2016)

[2]Talent Acquisitions Systems 2014: ‘The definity guide to Hiring Management Software’, 2014 (ww.bersin.com)

[3]Michael Watkins: ‘The First 90 Days’, Harvard Business Review Press