Digital onboarding af 200 medarbejdere under corona har sat nye standarder for garnvirksomheden Hobbii

Langt de fleste virksomheder har mærket effekten af corona-pandemien på den ene eller den anden måde. Nogle brancher bløder, men for andre har corona skabt vækst i rasende fart. Mød garnvirksomheden Hobbii, der har ansat over 200 medarbejdere under corona og succesfuldt onboardet alle digitalt.

24. februar 2021

Covid-19 og lockdown har vækket liv i alverdens hobbyer rundt omkring i de danske hjem. Der bliver bagt, renoveret og strikket som aldrig før. Og netop sidstnævnte tendens har sendt garnvirksomheden Hobbii på en hæsblæsende rejse, der både har budt på Børsens Gazellepris 2020 og over 200 nye medarbejdere, siden corona først startede.

På trods af, at vækst er værdsat, giver det også en lang række udfordringer, for hvordan ansætter og onboarder man i en tid, hvor alt skal foregå hjemmefra? Det har vi spurgt Christina Krogh, Talent & Employer Branding Lead hos Hobbii, om.

Hvordan vil du beskrive den ansættelsesproces, I har været igennem under corona?

”Det er jo gået så stærkt, at vi praktisk talt har asfalteret, mens vi kørte bilen. Vi havde i forvejen forventet en pæn vækst i 2020, men da corona lukkede landet ned, måtte vi pludselig ansætte et helt års forventede nyansættelser på bare én måned. Og så skulle vi forholde os til et helt andet format end først antaget.

Vi eksporterer en stor del af vores varer til udlandet med de største markeder i Tyskland og USA, og der kunne vi måle på vores salg i, hvor høj grad landene blev lukket ned. Så selvom vi havde planlagt at rekruttere, kunne jeg næsten ikke lade være med at grine, da vores CEO ringede og bad mig om at skaffe 60 lagermedarbejdere med Hobbii-DNA’et på bare 14 dage, fordi varerne fløj af hylderne.

’Fordelen’ ved corona i den situation var dog, at mange arbejdspladser begyndte at lukke ned, så jobcentre og netværk kunne sende en masse ansøgere i min retning. Jeg modtog over 1000 ansøgninger på fem dage, og min telefon glødede. Normalt når vi ansætter lagerfolk, kører vi fysiske gruppesessioner med præsentation af Hobbii med rundvisning på lager og kontor og afholder derefter enkeltsamtaler. På grund af forsamlingsforbuddet måtte vi lave det om til et webinar og køre 70 mennesker igennem ad gangen, hvorefter de bookede sig ind til virtuelle enkeltsamtaler. Det betød også, at jeg nogle dage afholdt op mod 15-20 samtaler om dagen. Da forsendelserne begyndte at halte bagefter på grund af den enorme efterspørgsel, kom kundeservice pludselig under pres, så der skulle vi også til at rekruttere internationalt. Så det var fra den ene ildebrand til den næste.”

Hvad har I gjort for at onboarde nye medarbejdere, når man ikke kan mødes fysisk?

”I forhold til lagermedarbejderne, så satte vi et videohold i gang med at lave en hel serie onboarding-videoer af alt fra, hvordan frokost fungerer til lagerets indretning og arbejdsgange. I bund og grund omsatte vi hvert eneste aspekt af arbejdsdagen til en video, så man kunne få så autentisk en oplevelse af arbejdspladsen som muligt.

I vores Customer Success kører vi normalt sidemandsoplæring, hvor nye medarbejdere følger en teamleder i 14 dage, og det har vi forsøgt at oversætte til, at teamledere sad online sammen med nye kollegaer nærmest hele dage for at kunne svare på alle de små spørgsmål, der altid er i starten, og som måske er sværere at få sig selv til at skrive eller ringe om. Samtidig har vi kørt et eller flere daglige check-ins samt Meet the Departments, hvor hver afdeling præsenteres af en medarbejder fra den pågældende afdeling, ligesom ledelsen også står for en overordnet præsentation af Hobbii som arbejdsplads.”

Hvordan kommer I ud over de udfordringer, corona har medført med lockdown og forsamlingsforbud?

”Som jeg ser det, er der to grene. Den ene handler om den tidligere nævnte tilgang med videopræsentationer og sidemandsoplæring, mens den anden gren handler om, hvordan man holder motivationen højt hos nye som gamle. Inden corona gjorde vi meget ud af, at man kom ind på kontoret, så hinanden i øjnene og var sociale på forskellige måder. Både lockdown og et øget antal ansatte i udlandet gjorde det svært at fortsætte med samme format, så vi har lagt en masse videoer og materialer online og prøver at formidle kulturen og værdierne den vej. Men det er klart en udfordring, at vi alle sidder bag en skærm, for hvordan sikrer vi så, at man mærker vores kultur og værdier?

Derfor har vi også sat alle sejl ind for at passe godt på folk. Det har betydet daglige check-ins, kurser i mental sundhed og ugentlige coffee buddies, hvor man bliver matchet med en kollega, som man skal aftale 20 minutters samtale med i løbet af ugen. Vi savner klart social interaktion, så vi har stort fokus på netop den type aktivitet.”

Er der nogle af initiativerne, som I tager med jer?

”Der er mange af de online løsninger i forbindelse med ansættelse og onboarding, som har vist sig at fungere langt bedre og mere effektivt, end hvis vi skulle vende tilbage til det fysiske format. Rundvisning på lageret og online-booking af ansættelsessamtaler er et kæmpe hit. Check-ins har vi lært at køre på en helt anden måde, da det faktisk kræver en relativt stram agenda, når det foregår online, og man ikke kan sprede den daglige snak ud over en hel dag på kontoret. Feedback har vi også arbejdet meget med, fordi feedback over skrift eller skærm får en helt anden størrelse og tyngde, end når den kommer som en naturlig del af hverdagen på kontoret, hvor man bedre kan aflæse hinanden og forstå nuancerne. Og så i al almindelighed har vi lært meget om at lave skalerbare løsninger, og at mange processer faktisk fungerer bedre online.

Det har været hårdt, men det har også været fedt at kunne sidde og evaluere på, så vi kan skabe nogle endnu bedre løsninger i fremtiden,” slutter Christina, som griner over, at hun blev bedt om at ansætte omkring 30 medarbejdere om året, da hun selv startede. Hun har netop talt op, at hun har ansat mere end 250 mennesker i løbet af det halvandet år, hun har været ansat hos Hobbii.

Om garnvirksomheden Hobbii
Hobbii er Danmarks hurtigst voksende virksomhed med en vækst på 3167 % på bare fire år og blev derfor landsvinder af Børsen Gazelle 2020. Virksomheden startede som et forsøg med en enkelt palle garn i et lille mødelokale i København, men det gik hurtigt op for de fire grundlæggere, at garn ikke ’bare’ var garn. Egentlig arbejdede de med reklamekampagner, men de unge marketingfyre lagde hurtigt mærke til, hvor meget mere salg deres reklamer skabte, hver gang de lavede en kampagne til et garn- eller strikkemagasin. Den ene palle blev derfor lynhurtigt til flere, og under corona flyttede Hobbii lager for tredje gang på blot et år for at kunne følge med de mange bestillinger.

Læs også: Tre erfaringer fra et virtuelt employer branding projekt