5 tips:
Få succes med online møder
og workshops

Hvordan gør man sit indhold levende, når de sidste tre måneder har budt på Teams, WebEx, Skype og Zoom? Hos RelationsPeople har vi tænkt kreativt og opbygget god erfaring med online møder og workshops. Her er vores bud på en dynamisk måde at afvikle virtuelt og skabe større engagement blandt deltagerne.

16. juni 2020

Selvom de fleste nok er trætte af at høre om corona-krisen, må man også anerkende, at den har bragt en række positive aspekter med sig. Her hos RelationsPeople laver vi mange workshops og interviews i vores daglige arbejde, og en total nedlukning tvang os derfor til at tænke særdeles kreativt. Vi har derfor udviklet vores evner i det online univers og i stedet afviklet online møder og workshops i cyberspace de sidste tre måneder. Her kan du finde vores bud på, hvordan man bygger udbytterige og engagerende sessioner op online.

Læs også: Fire tips til kommunikatører i en Corona-tid

1. Vælg din platform med omhu

Vi har efterhånden set mange bud på, hvor vi kan mødes digitalt. Zoom, Skype og MS Teams er ved at have etableret deres faste plads på proceslinjen, og de mange platforme byder på hver sine muligheder. Vælg den platform, der giver mindst muligt besvær for brugerne/deltagerne. Hos RelationsPeople anvender vi flittigt Teams, som virkelig har fået mange stjerner i bogen, efter at de har tilpasset layout og nu tilbyder forskellige visningsmuligheder, så man kan se endnu flere deltagere på én gang. Hvis du ikke allerede har en favorit, så shop endelig rundt – måske du leder efter en bestemt funktion, som ikke findes alle steder. Zoom har fx den fordel, at man kan oprette separate break-out-sessions til gruppearbejde, mens man i Teams kan oprette separate Teams-møder, der kører samtidig.

2. Lav en drejebog, og kommuniker den tydeligt

En af de bedste tjenester, du kan gøre dig selv, er at lave en drejebog – altså en oversigt over workshoppens forløb med små noter og en vejledende tidsramme. Det gør det nemt for dig at holde et stramt program og hjælper dig til at skabe overblik også for deltagerne. Ved onlineworkshops kan det være svært at fornemme, om koncentrationen er ved at ryge eller om folk er færdige med øvelser, og det kan derfor være en enorm hjælp for afvikler såvel som deltagere at være indforstået med tidsramme og program for hele workshoppen. Sørg desuden for at give grundige instrukser, når der tages andre platforme i brug, og læg et par minutter ind til fejlfinding, hvis der er problemer med at få teknikken til at fungere. Ved pauser kan man også sætte en timer på skærmen, så der ikke hersker tvivl om, hvornår folk skal være tilbage. Der findes mange muligheder på YouTube.

Når drejebogen bliver kommunikeret, kan man også passende kridte banen op i forhold til at bede folk mute, når de ikke taler, have kamera fra/til og eventuelt bruge ’ræk-hånden-op’-funktionen, hvis der er tendens til, at deltagerne taler i munden på hinanden.

3. Gør din workshop dynamisk

Vi har efterhånden tilbragt nogle måneder med at kigge endnu mere ind i skærmen end normalt, og for nogle daler koncentrationen, hvis det bliver for monotont. Overvej derfor, om du kan tage nogle anderledes værktøjer i brug.

Padlet fungerer især godt til øvelser, hvor man har brug for mange korte input i stil med det format, man normalt ser på post-its. Man kan oprette op til tre padlets i den gratis version, og hvis man har behov for mere, kan man vælge at betale månedligt eller årligt.

Mentimeter byder på nogle lidt anderledes muligheder og er ekstremt alsidigt. Det er her, man kan tænke mere kreativt og fx oprette meningsmålinger, lave word clouds eller afholde quiz. Det er særligt praktisk, hvis man har brug for at skifte tempo eller aktivere sine deltagere. Mentimeters betalingsvæg viser sig i længden af de præsentationer, man laver, men man kan oprette lige så mange, man vil.

En anden fordel ved begge platforme er, at man samler en stor mængde data med relativt få virkemidler, som man efterfølgende kan arbejde med og dele med deltagerne.

4. Vær mindst to til at afvikle

No man is an island, og det kan være noget af en udfordring at holde så mange bolde i luften på én gang. Sørg derfor for at have en co-pilot med, så I kan fordele boldene. Her er det smart, at der er en, der styrer workshoppen og er den synlige facilitator, mens den anden er usynlig medpassager og står for alt det tekniske med at dele skærm og sende links ud. Derved opstår der ikke tvivl om, hvem der skal tale, og deltagerne skal kun forholde sig til én person.

5. Vær beredt

Det kan virke banalt at genopfriske det gamle spejderråd om, at man skal være klar. Men hvis man vælger at afvikle en virtuel workshop med mange forskellige platforme, som kræver forskellige links og koder, kan minutterne godt gå ekstra langsomt, hvis teknikken pludselig ikke virker. Opret dine padlets, dine meningsmåler, quizzer og hvad du ellers kan finde på i god tid. Prøv forskellige formater af, så du er sikker på at få den rigtige data, og dobbelttjek, at dine links virker. Padlet fungerer fx ved, at man deler et link med sine deltagere, mens Mentimeter både kan bruges ved hjælp af et link og en kode eller en url delt på skærmen. Du kan derfor med stor fordel gøre en mail med link klar, så den ligger som kladde. Hav gerne flere mails, hvis du bruger forskellige øvelser, så der ikke opstår forvirring om, hvilket link, der skal anvendes. Så skal du ikke i situationen bruge tid på at gøre det under afvikling, men kan i stedet bruge den tid på at trouble shoote, hvis nogen har problemer med at få adgang.

Læs også: Fra gimmicks til effektiv kommunikation

Så selvom hverdagen ganske vist er ved at vende tilbage til normal, må man erkende, at det er en ny normal, der kræver ny og fleksibel tænkning. Forhåbentlig vores bud på en succesfuld virtuel workshop kan give inspiration til at etablere den nye normal. Særligt fra et effektivitetsperspektiv har vi fundet glæde i denne form for afvikling, da man fuldstændig udrydder geografiske benspænd og spildtid ved sniksnak. Det er i hvert fald én af de indirekte effekter af corona-krisen, vi selv er blevet temmelig glade for at være blevet dygtige til.