Townhalls er både effektive og bruges som intern træningsbane

Selvom intern kommunikation ofte kan opfattes som underprioritet i danske virksomheder, spiller intern kommunikation en central rolle i virksomhedens strategi og dagsorden. Det viser en række kvalitative interviews, som vores seniorkonsulent Monica Wass har lavet for at afdække betydningen af townhalls og intern kommunikation bag virksomhedsfacaderne.

Den vakse læser har måske bemærket, at vi i RelationsPeople den seneste periode har udgivet en række artikler om intern kommunikation og townhalls. Hvorfor? Fordi vi oplever, at intern kommunikation som disciplin generelt bliver overset i en tid, hvor virksomheder og organisationer møder konstant forandring og transformation.

Vi har derfor en hypotese om, at intern kommunikation ikke får den credit, det fortjener, i kommunikationsfaget. Og at særligt townhalls som den store samlende event kan blive behandlet lidt stedmoderligt, når man ser det udefra. Men faktum er, at intern kommunikation og evnen til at skabe samling på medarbejdere på townhalls er en vigtig og udfordrende disciplin.

Men hvordan ser det egentlig ud i de danske virksomheder – hvad er på spil, hvad virker godt, og hvor er der mulighedsrum til forbedring? Det har vores seniorkonsulent Monica Wass undersøgt gennem en række kvalitative interviews med kommunikationsansvarlige i danske virksomheder.

Derfor har vi med forskellige artikelnedslag sat spotlight på, hvordan man kan øge kvaliteten af townhalls, hvordan de kan gøres endnu mere relevante, samt hvordan man kan sikre, at information også får ben af gå på ude i de enkelte afdelinger.

Vi har taget en snak med Monica om hendes indledende oplevelser og perspektiver.

Hvorfor er det vigtigt at tale med dem, som sidder med fingrene i bolledejen og arbejder med intern kommunikation og townhalls til dagligt?
”De kan fortælle os, hvad der virkelig gør sig gældende. Som kommunikationsprofessionelle læser vi meget, vi drager paralleller og referer til teorier og metoder. Vi er ofte lidt for text-book fokuserede. Men hvordan ser det egentlig ud i praksis i hjertet af virksomhederne? Det kan vi ikke svare på, hvis vi ikke taler med dem og lærer af deres erfaringer. Dem, der har hænderne i mulden, sidder for mig at se med guldet – hvordan bruger de townhalls effektivt, og hvad er deres udfordringer? Deres refleksioner skal vi lære fra.”

Hvor mange og hvilke slags virksomheder har du talt med?
”Jeg har interviewet syv kommunikationsansvarlige for den interne kommunikation i virksomheder af varierende størrelse – nogle globale og nogle ikke. Målet har været at få stor bredde via forskellige virksomheder, fordi det giver det mest retvisende billede af, hvordan kommunikation kan drives,” forklarer Monica og fortsætter:

”Jo flere perspektiver, jo bedre. Vi har fået nogle indledende indsigter, som nu skal brydes yderligere ned og som kan give os en idé om nogle tendenser i danske virksomheder.”

Hvilke indledende tendenser kan du fortælle om?
”Det, der klart står ud, er, at det er en myte, at intern kommunikation ikke prioriteres. Jeg tror, mange har den fordom – inklusive mig selv. Men jeg vil mene, at den myte kan aflives. Langt de fleste ser fx brugen af townhalls som en nødvendighed, og som noget, der giver energi i forretningen. Det prioriteres meget højt af ledelsen, og det er noget, som medarbejdere værdsætter.”

”En anden tendens er, at mange kører townhalls lidt ’trial and error’-agtigt. Der er plads til at fejle, for det er den eneste måde, man finder frem til et godt format, der virker for den enkelte virksomhed. Selvfølgelig er der styr på formerne, og der er nogle faste indholdsblokke, som altid skal krydses af under hvert townhall. Men ledelsen er typisk meget åben for idéer og kreative formidlingsforslag. Så der bliver både delt strategi, information, udfordringer, sejre og nyheder og overblik over den finansielle performance i virksomheden. Townhalls er over en bred kam formelt – en slags orkestreret massekommunikation – men bærer også præg af at være en øvebane, hvor lederne opfordres til at vise personlighed, lege lidt med fremtoningen og træne levering af budskaber.”

Hvilke udfordringer oplever du, der er med townhalls derude?
”Den største udfordring for de større virksomheder især er at ramme alle. Det er klart, at en medarbejdergruppe ikke er én samlet stakeholder, men består af forskellige grupperinger i virksomheden. Det er ikke den store overraskelse. Devisen er jo, at man holder budskaberne så enkle som muligt. Man bryder kompleksiteter ned, omdanner det til referencer til hverdagen, bringer cases og medarbejdere ind eller bruger eksempler, der kan sætte tunge tal eller komplekse sager i perspektiv. Eller med andre ord: Ofte et lavt lixtal og fokus på gentagelser understøtter, at alle er inviteret med,” forklarer Monica og fortæller om en anden udfordring:

”En anden udfordring er dilemmaet omkring ledere og mellemledere. For ledelseslag under den øverste ledelse har jo en betydelig rolle i at sikre, at informationen bliver forstået og/eller integreret i de enkelte afdelinger efter et townhall. Men hvordan holder man mellemlederne informerede og træner dem i at håndtere de mange udfordringer, der kan følge strategiske ændringer, forandringer osv.? Det er tydeligt, at det er en udfordring, der går igen flere steder.”

Du nævner selv ”kreativ formidling” som et brugt element. Kan du komme med nogle eksempler?
”Det er mange sjove. Nogle efterligner klassiske tv-indslag, som vi alle sammen kender. Det kan være en vejrudsigt, hvor nøgletal præsenteres i kontekst af vejrformidling. Det kan også være et medarbejderpanel, der diskuterer problemer i bedste Sara og Monopolet-stil. Eller et host show som Natholdet med en vært og en gæst. Det skaber en lethed, det giver lederne mulighed for at vise andre sider af sig selv – og så kan det være elementært underholdende. I stedet for at intern kommunikation skal være alvorligt, seriøst og tilmed kedeligt, så er det jo en selvstændig pointe i undersøgelsen at forstå, hvad der virker. Kreativ formidling får intern kommunikation til at ramme plet.”

Hvad skal der ske nu?
”Nu har vi indsamlet en masse indsigter og måder at arbejde på i virksomhederne. Herfra bliver det en opgave at bryde det ned i konkrete indsigter og modeller for, hvordan man kan arbejde med townhalls. Det kommer vi til at dele i det nye år. Så stay tuned.”